Registrering af reelle ejere i virksomheder – de nye regler er klar til brug

Af advokat Rasmus Zoffmann Knudsen, advokaterne.com

Som omtalt i nyhedsbrevet af 4. januar i år, er der med virkning fra årsskiftet indført nye regler hvorefter virksomheder, der drives i selskabsform (A/S, ApS, K/S, IVS mfl.) eller som fonde, AMBA mfl. skal indhente og registrere oplysninger om deres såkaldte reelle ejere.

Med virkning fra 23. maj 2017 har Erhvervsstyrelsen nu åbnet for adgangen til det elektroniske register, hvori oplysningerne skal indberettes og opbevares. Samtidig har Erhvervsstyrelsen udgivet nogle retningslinjer for, hvorledes registreringen skal foretages, og hvorledes styrelsen agter at administrere de nye regler. Berørte virksomheder har en frist indtil 1. december 2017 til at få gennemført registreringen og i øvrigt opfylde reglerne.

I dette nyhedsbrev vil vi kort ridse nogle af de væsentligste forhold op.

Reelle ejere – hvem og hvad skal registreres?

Det er oplysninger om de personer, som ”kontrollerer” en omfattet virksomhed, der skal registreres. Disse personer omtales som ”reelle ejere” og kommer til at udgøre en separat kategori til den eksisterende kategori ”legale ejere” som beskriver det direkte ejerforhold og som bliver anvendt i det danske ejerregister. Med de nye regler kan kun fysiske personer være registreret som reelle ejere. Selskaber, fonde og andre juridiske personer kan ikke være reelle ejere. Hvorvidt de reelle ejere er bosiddende i Danmark eller i EU er uden betydning for registreringspligten. Som en væsentlig undtagelse til reglerne gælder, at børsnoterede selskaber – i kraft af at disse i forvejen er gennemregulerede på dette område – ikke anses for at have reelle ejere.  Dog skal ledelsen for disse selskaber registreres som de reelle ejere sammen med en angivelse af, at der er tale om en børsnoteret virksomhed.

Foruden at skulle være fysiske personer er reelle ejere karakteriseret ved, at ejerskabet kan være indirekte, for eksempel ved at kontrollen over en virksomhed sker via et holdingselskab eller via overførte stemmerettigheder mv. De nye regler vil derfor fortrinsvist få betydning for danske selskaber, som indgår i en holdingstruktur. 

Det vil bero på en konkret vurdering, om en fysisk person har mulighed for at udøve en sådan faktisk indflydelse på en virksomhed at han eller hun skal registreres som reel ejer. Som tommelfingerregel vil et samlet ejerskab på 25% skabe en formodning om at vedkommende er reel ejer.

Hvis ikke der kan lokaliseres en eller flere reelle ejere, eller hvis virksomheden ikke har reelle ejere, skal direktøren i den pågældende virksomhed selv registreres som reel ejer.

Foruden at registrere identiteten på de reelle ejere, eller – såfremt disse ikke kan lokaliseres – ledelsen, skal det registreres, på hvilken baggrund disse personer er blevet registreret, om det er som direkte eller indirekte reelle ejere eller som virksomhedens ledelse. Det er altså ikke tilstrækkeligt blot at registrere personens identitet. 

Hvem skal være opmærksom på de nye regler?

Det er virksomhedens ansvar at lokalisere sine reelle ejere. Dette vil i praksis betyde at det er virksomhedens ledelse/ direktion, som i øvrigt er ansvarlig for at virksomhedens drift, der skal påse at reglerne efterleves. Selvom dele af de praktiske opgaver med indhentningen og registreringen af de reelle ejere kan uddelegeres til betroede medarbejdere eller eksterne rådgivere, vil det være ledelsens ansvar at efterleve reglerne.

Ledelsen i virksomheden skal foretage alle rimelige bestræbelser på at finde frem til de reelle ejere, ligesom det er ledelsen, som skal foretage en konkret vurdering af, hvem der er de reelle ejere. Endelig skal ledelsen sørge for at opbevare dokumentation for, hvilke tiltag der er foretaget for at skaffe de nødvendige oplysninger. At ledelsen bliver pålagt selv at vurdere de nødvendige tiltag samt at opbevare dokumentation herfor, må anses for en nyskabelse i forhold til dansk selskabsret, hvilket dog ligger i forlængelse af andre regelsæt, som udledes af EU-direktiver. Det vil være oplagt for ansvarlige virksomhedsledere at få indført procedurer i deres virksomheder, således at opgaven bliver håndteret og kan dokumenteres overfor myndighederne.

Det forvente at de nye regler kan og vil blive efterlevet i de fleste virksomheder. Dog vil der i visse situationer kunne opstå interessekonflikter imellem ledelsen og de reelle ejere, i de tilfælde hvor de reelle ejere ikke måtte ønske at blive registreret, men hvor ledelsen er bekendt med identiteten på disse.

Løbende opdateringer påkrævet

Da registreringskravene skal afspejle den øjeblikkelige kontrol med virksomhederne, påhviler det ledelsen løbende at undersøge om ejerforholdene måtte ændre sig og, om nødvendigt, at få disse ændringer registreret. En overvejelse bør være at ledelsen, som minimum i forbindelse med indkaldelse til generalforsamlinger i virksomheden, sørger for at indhente skriftlige erklæringer vedrørende de reelle ejere via de legale ejere.

—

Såfremt De måtte have behov for bistand i forbindelse med de nye regler om registrering af reelle ejer, er De velkommen til at kontakte advokaterne.com.